Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Webhosting Select is je aanspreekpunt. De juridische entiteit en verwerkingsverantwoordelijke is TD-ICT B.V.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor privacyvragen kun je rechtstreeks contact met ons opnemen.

2. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens we gebruiken hangt af van wat je op de website doet en welke dienst je afneemt.

• Account- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, woonplaats, land, e-mailadres, telefoonnummer, klantnummer en inlog- of accountgegevens.
• Bestel- en dienstgegevens: bestelde pakketten, prijzen, looptijden, gebruikersaantallen, status, start- en einddatum, communicatie over uitvoering en technische gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren.
• Domeingegevens: de aangevraagde domeinnaam, de uitkomst van een beschikbaarheidscontrole, registrant- en contactgegevens en, bij een verhuizing, een verhuiscode. Een verhuiscode wordt alleen tijdelijk en versleuteld bewaard.
• Microsoft 365-gegevens: domeinnaam, gekozen licentie, aantal gebruikers en gegevens die nodig zijn voor inrichting, licentieverlening, beheer en ondersteuning.
• Betaal- en factuurgegevens: factuurnummer, bedrag, btw, betaalstatus, betaalmethode, transactiereferentie en gegevens die onze facturatieleverancier, Mollie en de betrokken banken aan ons teruggeven. Volledige kaartgegevens worden niet door ons opgeslagen.
• SEPA-mandaatgegevens: naam rekeninghouder, IBAN, mandaatkenmerk, datum van afgifte, status en bewijs van de machtiging. Het volledige IBAN wordt tijdelijk versleuteld verwerkt voor overdracht aan onze facturatieleverancier. Na geslaagde overdracht wissen we die tijdelijke kopie en bewaren we in WordPress alleen beperkte referentiegegevens, zoals de laatste vier tekens, het mandaatkenmerk en de datum.
• Contact- en supportgegevens: het onderwerp, je bericht, eventuele bijlagen en de correspondentie die daarop volgt. De inhoud van het openbare contactformulier wordt niet als formulierinzending in de WordPress-database opgeslagen, maar per e-mail verzonden.
• Technische, beveiligings- en analysegegevens: IP-adres, datum en tijd, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's, algemene interacties, gekozen zakelijke of consumentenweergave, foutmeldingen, logbestanden, sessiegegevens en signalen die nodig zijn om fraude, spam en misbruik tegen te gaan. Analysegegevens worden alleen na toestemming verzameld.

We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie, en ook niet om een burgerservicenummer. Stuur zulke gegevens niet via de website of e-mail.

3. Doelen en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is.

Als we gegevens nodig hebben om een overeenkomst uit te voeren of aan de wet te voldoen en je die gegevens niet geeft, kunnen we de bestelling of aanvraag mogelijk niet verwerken.

4. Waar komen de gegevens vandaan?

De meeste gegevens krijgen we rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld tijdens het bestellen, bij het afgeven van een machtiging of wanneer je contact opneemt. We kunnen ook status- en transactiegegevens ontvangen van WooCommerce, Mollie, onze facturatieleverancier, Rabobank, andere betrokken banken, Hosting2GO, Openprovider, TransIP, Microsoft, licentiepartners, registrars en domeinregistries. Als een werkgever of andere organisatie onze klant is, kunnen we contact- of gebruikersgegevens via die organisatie ontvangen.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. We delen alleen wat nodig is met de volgende categorieën ontvangers, afhankelijk van de gekozen dienst en uitvoeringsroute:

• Hosting2GO voor hosting, infrastructuur, migratie en technische uitvoering.
• Openprovider of TransIP voor domeincontroles, registratie, verhuizing en beheer, plus de registry die verantwoordelijk is voor de gekozen extensie.
• Microsoft en licentie- of distributiepartners voor Microsoft 365-licenties, tenantinrichting, beheer en ondersteuning.
• Mollie voor de eerste iDEAL-betaling en de terugkoppeling van de betaalstatus.
• Onze facturatieleverancier voor contacten, facturen, betaaladministratie en de vastlegging van SEPA-mandaten.
• Rabobank en andere betrokken banken of betaaldienstverleners voor automatische incasso, betalingen, terugboekingen en controles.
• WooCommerce en WordPress-dienstverleners voor winkelwagen, bestelling, klantaccount en technisch beheer van de website.
• E-mail-, beveiligings- en IT-dienstverleners voor berichten, back-ups, logging, monitoring en ondersteuning.
• Google Ireland Limited voor Google Analytics 4, uitsluitend nadat je analytische cookies accepteert.
• Adviseurs, incassopartners en bevoegde overheidsinstanties als dat nodig is voor een juridisch geschil, invordering of wettelijke verplichting.

We maken waar nodig afspraken met leveranciers over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking. Sommige partijen, zoals banken, betaaldienstverleners, Microsoft en domeinregistries, bepalen voor een deel zelf hoe zij gegevens verwerken en kunnen daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Hun eigen privacyverklaring geldt dan ook.

Bij registratie van een domeinnaam kunnen bepaalde registrantgegevens op grond van registryregels of een wettelijke verplichting worden opgenomen in afgeschermde registratiesystemen. Openbare publicatie gebeurt alleen als de regels dit vereisen.

6. Verwerking buiten de EER

We kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige leveranciers, waaronder Microsoft en Google of hun subverwerkers, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen we dat een geldig doorgiftemechanisme wordt gebruikt, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen we waar nodig aanvullende waarborgen. Je kunt contact opnemen als je meer informatie wilt over de toepasselijke waarborgen.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze, tenzij een wettelijke plicht of een lopend geschil een langere termijn vereist.

• Facturen en financiële basisadministratie: in beginsel zeven jaar, gerekend volgens de fiscale bewaarplicht.
• Klantaccount, overeenkomst en dienstadministratie: tijdens de klantrelatie en daarna in beginsel maximaal twee jaar. Gegevens die onderdeel zijn van de financiële of juridische administratie kunnen langer worden bewaard.
• Contact-, support-, klacht- en ontbindingsverzoeken: in beginsel maximaal twee jaar nadat het verzoek is afgerond, of langer als dit nodig is voor een lopende overeenkomst of een juridisch geschil.
• Domeinverhuiscodes: na afgeronde verwerking worden ze verwijderd. Als handmatige actie nodig is, bewaren we een code maximaal dertig dagen vanaf dat moment en nooit langer dan negentig dagen na de geslaagde betaling.
• Tijdelijke volledige IBAN-kopie in WordPress: tot de geslaagde overdracht aan onze facturatieleverancier, daarna wordt de versleutelde kopie gewist.
• SEPA-mandaat en bewijs: zolang de machtiging geldig is en ten minste veertien maanden na de laatste incasso. Gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke administratie kunnen zeven jaar worden bewaard.
• Technische en beveiligingslogs: in beginsel maximaal negentig dagen. Bij een concreet beveiligingsincident bewaren we relevante gegevens zolang dit nodig is om het incident te onderzoeken en af te handelen.
• Spam- en snelheidsbeperking: een niet terug te rekenen hash van het IP-adres met een teller wordt maximaal vijftien minuten bewaard. De formulierinhoud wordt hiervoor niet opgeslagen.
• Google Analytics: analysegegevens worden bewaard volgens de bewaartermijn die in onze GA4-omgeving is ingesteld. De toestemmingskeuze in je browser blijft maximaal 180 dagen geldig.

Back-ups kunnen verwijderde gegevens nog korte tijd bevatten. Ze worden volgens de normale back-upcyclus overschreven en alleen teruggezet bij herstel van systemen.

8. Cookies en lokale opslag

De website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken van WordPress en WooCommerce om de website te laten werken. Ze zijn bijvoorbeeld nodig voor beveiliging, inloggen, de winkelwagen, de afrekenstatus, de gekozen prijsweergave, sessievoorkeuren en bescherming tegen misbruik. Voor deze functionele technieken vragen we geen toestemming als ze strikt noodzakelijk zijn.

Op het moment van deze versie gebruiken we Google Analytics 4 om het gebruik van de website en de stappen van domeincheck tot bestelling op hoofdlijnen te meten. Google Analytics wordt pas geladen nadat je analytische cookies accepteert. We hebben Google Signals, advertentieopslag en advertentiepersonalisatie uitgeschakeld. Paginalocaties worden zonder queryparameters of fragmenten verstuurd. Bij een verwijzing vanaf een andere website wordt alleen de origin, zoals https://voorbeeld.nl/, verwerkt en niet het externe pad. Ingevulde domeinnamen, e-mailadressen, orderkeys, ticketnummers en vrije berichtinhoud worden niet naar Google Analytics gestuurd. Bezoeken van ingelogde beheerders en shopmanagers worden niet gemeten.

Je keuze wordt maximaal 180 dagen in een first-partycookie opgeslagen. Via de knop Cookievoorkeuren kun je deze keuze later wijzigen of je toestemming intrekken. Na weigeren of intrekken wordt Google Analytics niet geladen en probeert de website bestaande Google Analytics-cookies te verwijderen. Noodzakelijke cookies blijven nodig om bestellen, inloggen en betalen goed te laten werken.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen versleutelde verbindingen, beperkte toegangsrechten, beveiligde opslag van gevoelige bestelgegevens, updates, logging, back-ups en maatregelen tegen spam en misbruik. Geen enkele methode is volledig risicoloos. Als zich een datalek voordoet, onderzoeken we dit en melden we het waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokken personen.

Je helpt mee door een sterk en uniek wachtwoord te gebruiken, inloggegevens niet te delen en verdachte activiteiten direct te melden.

10. Jouw privacyrechten

Je kunt ons vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens, als er geen geldige reden is om ze te bewaren;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt aangeleverd, voor zover het recht op dataportabiliteit geldt;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
• intrekking van toestemming. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

Stuur je verzoek naar info@webhostingselect.nl of gebruik de contactpagina. Je kunt bepaalde gegevens ook in de klantomgeving bekijken of aanpassen. Om misbruik te voorkomen kunnen we om aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek mogen we die termijn volgens de AVG verlengen, waarbij we je tijdig informeren.

Ben je niet tevreden over onze behandeling, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. Een domeinchecker of betaalstatus kan automatisch een eerste resultaat tonen, maar registratie, verhuizing en levering worden handmatig gecontroleerd voordat ze definitief worden uitgevoerd.

12. Wijzigingen en contact

We kunnen deze verklaring aanpassen als onze website, dienstverlening, leveranciers of de wet veranderen. Op deze pagina staat steeds de actuele versie en de datum van de laatste wijziging. Bij een wijziging met merkbare gevolgen informeren we klanten ook op een passende manier.

Heb je een vraag over privacy of over deze verklaring? Mail naar info@webhostingselect.nl, bel 085 06 06 067 of gebruik de contactpagina.